Bạn ấn tổ hợp phím Ctrl+D để mở cửa sổ Font để định dạng Font chữ.

Ở cửa sổ Font các bạn chuyển sang thẻ Character Spacing để thiết lập.

Trong mục Spacing có 3 thuộc tính để điều chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản bao gồm: Normal – bình thường; Expanded – khoảng cách rộng hơn bình thường; Condensed – Thu hẹp khoảng cách các chữ lại. Bên cạnh mục By chính là các giá trị để bạn lựa chọn và tùy chỉnh cho phù hợp.

Sau khi thiết lập khoảng các giữa các chữ, bạn click chọn OK là xong.

3. Định dạng đoạn Văn bản trong Word:

Tại sao trong soạn thảo văn bản với các bản Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2016. Chúng ta cần điều chỉnh đoạn văn bản? Việc điều chỉnh và định dạng đoạn văn bản trong Word là việc làm cần thiết để cho văn bản của bạn trông dễ nhìn hơn. Ngoài ra để văn bản dễ đọc, dễ hiểu, đúng với thủ tục nguyên tắc nhất.

Trước hết chúng ta cần bôi đen đoạn văn bản bạn vừa tạo. Sau đó bạn click vào góc bên phải của thẻ Paragraph để mở cửa sổ tùy chỉnh đoạn Paragraph như hình dưới.

Với việc định dạng đoạn văn bản, các bạn có thể thực hiện như hướng dẫn kèm theo hình ảnh ở trên đây.

Với cửa sổ Paragraph ở trên, các bạn có thể tùy chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản với nhau bằng mục Spacing ở phần After như hình trên.

Phần Line spacing các bạn tùy chỉnh khoảng cách dòng cho đoạn văn bản của mình.

Trong phần Indentation, các bạn sẽ điều chỉnh căn lề cho đoạn văn bản. Giá trị Special thể hiện các lựa chọn cho bạn. Nếu bạn để (none) thì cả đoạn sẽ thụt vào so với lề trái hoặc phải (do bạn chọn). Nếu bạn để First line tức là dòng đầu tiên sẽ thụt vào, còn Hanging là ngoại trừ dòng đầu tiên, phần còn lại của đoạn văn bản sẽ thụt vào.

Thao tác tùy chỉnh để định dạng văn bản như hình trên xong, các bạn click OK để hoàn thành nhé.

Đặc biệt: Trong mục Line spacing mình sẽ giải thích thêm một chút để bạn dễ dàng trong việc thiết lập định dạng cho văn bản.

Xem thêm: Lavender Là Hoa Gì? Ý Nghĩa Hoa Oải Hương ) Hoa Oải Hương Lavender: Sự Tích & Ý Nghĩa

Single (dòng đơn): tùy chỉnh để Font giãn nhiều nhất của dòng.

1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách của dòng đơn ở trên.

Double: Gấp 2 lần khoảng cách của dòng đơn.

At least: Thiết lập một khoảng cách của dòng nhỏ nhất sao cho phù hợp với Font chữ của dòng.

Exactly: Cố định một khoảng cách dòng nhất định. Với giá trị này thì bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ thì khoảng cách của dòng vẫn không thay đổi.

Multiple: Tùy chỉnh khoảng cách dòng tăng hoặc giảm bao nhiêu % so với dòng đơn mà bạn vừa chỉ định.

Vậy là các bạn có thể hoàn toàn tùy chỉnh định dạng đoạn văn bản trong Word cho chuẩn rồi nhé.

4. Định dạng Tabs như thế nào?

Đối với các phiên bản Word, mỗi khi chúng ta gõ vào phím Tab, file văn bản sẽ dịch chuyển một khoảng cách nhất định. Khoảng cách này có thể là do mặc định của MS Word, hoặc cũng có thể do chính chúng ta điều chỉnh.

Vậy việc điều chỉnh lại khoảng cách khi ta ấn Tab thì làm như sau:

Bạn mở lại cửa sổ Paragraph lên bằng cách: Trong thẻ Home của Word, bạn click chọn vào góc bên phải phía dưới của mục Paragraph. Ngay lập tức cửa sổ Paragraph mở lên như hình dưới. Bạn click chọn tiếp vào Tabs nhé.

Sau khi click chọn vào Tabs… thì cửa sổ Tabs được mở lên:

Việc tùy chỉnh các thông số cho Tabs rất nhanh thôi. Các bạn có thể tham khảo những chú thích ở dưới:

Tab stop position: Wow, bạn sẽ gõ vào chỉ số chính là khoảng cách đến lề đến khi điểm dừng của việc nhấn phím Tab.

Alignment: Ở đây có các lựa chọn các loại tab bao gồm:

Bullets: Đây là dạng liệt kê thành list với các cấp ngang nhau. Các ký tự bạn có thể tìm rất nhiều trong mục Define New Bullet…Tiếp theo bạn click chọn vào Symbol…để lựa chọn các kí tự đặc biệt để tạo list cho sinh động.

Numbering: Đơn giản ở mục này là tạo và liệt kê list với chữ số hoặc chữ cái. Nếu các bạn muốn có thêm click vào Define New Number Format….để lựa chọn những kiểu tạo và liệt kê list theo các phong cách chữ, số khác nhau.

Multilevel List chính là sự kết hợp của cả hai kiểu liệt kê list dạng Numbering và Bullets ở trên. Và kiểu liệt kê list Multilevel List này có thể thể hiện nhiều cấp. Mỗi đoạn là một cấp, và đoạn này có thể là một mục con của mục khác nữa.

Đến đây là các bạn cũng có thể tự tin là mình sẽ soạn được một văn bản hoàn chỉnh với thủ tục hợp lý và đúng với quy cách.

6. Tạo khung cho văn bản:

Bạn muốn tạo khung cho văn bản, đầu tiên bạn vào thẻ Page Layout, tiếp đó trong phần Page Background các bạn click chọn vào Page Borders.

Một cửa sổ Border and Shading mở lên. Tại đây các bạn tiếp tục thiết lập các thông số để tạo khung cho văn bản.

Cụ thể về cách thiết lập, tùy chỉnh các thông số cho khung văn bản được thực hiện theo nhu cầu của các bạn:

7. Tạo chữ cái kích thước lớn ở đầu đoạn văn bản:

Chúng ta sẽ dùng tính năng Drop Cap trong MS Word để tạo một chữ cái đầu đoạn văn bản có kích thước lớn hơn hẳn. Nếu như các bạn đọc các tờ báo giấy truyền thống thì sẽ thấy. Thường thì chữ cái đầu tiên của đoạn văn bản sẽ nằm từ 2 đến 3 dòng. Đối với văn bản trong Word, chúng ta cũng làm được điều đó rất đơn giản thôi.

Đầu tiên bạn click chọn vào thẻ Insert, tiếp theo bạn tìm đến mục Text. Trong mục Text vừa thấy, bạn tìm đến chức năng Drop Cap để tiến hành tạo chữ cái đầu đoạn văn bản lớn hơn hẳn nhé.

Thiết lập xong các bạn click chọn OK để hoàn thành nhé.

8. Tìm hiểu về Header, Footer và Page Number:

Lúc này bạn muốn tạo một Header và Footer các bạn thao tác như sau:

Trong thẻ Insert bạn tìm chọn đến mục Header & Footer. Đến đây bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh và thiết lập định dạng Header & Footer cho văn bản của mình rồi chứ.

Ngược lại, một khi bạn đã chán với Header & Footer thì chúng ta cũng rất dễ dàng xóa nó đi. Bạn chỉ việc click vào Remove header.

Đối với văn bản trong Word thì cách đánh số trang cũng khá đơn giản. Mình đã giới thiệu rất chi tiết cách đánh số trang trong Word ở tất cả các phiên bản Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2016 rồi. Mình không nhắc lại ở bài này nữa.