Mail Merge là chức năng soạn thư 1 loạt trong Microsoft Word, được không ít người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn cũng có thể tạo thuộc lúc nhiều thư cùng với cùng câu chữ nhưng khác biệt ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được vận dụng vào vấn đề tạo thư mời nhờ cất hộ đến công ty đối tác và người sử dụng trong công ty, in giấy ghi nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông tin xác nhận thay đổi lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm…
*

Để ban đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Thay thể:
Nguồn dữ liệu: trình bày những nội dung tùy biến khác biệt giữa các bức thư sau khi tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy đổi mới này rất có thể là bọn họ tên, địa chỉ người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một list dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table vào Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu tạo phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là đều phần kiểu như nhau giữa những thư, chẳng hạn tên và địa chỉ cửa hàng người giữ hộ trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay như là một phiếu ưu đãi. Văn bản cơ bạn dạng thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi biểu thị những đưa ra tiết thay đổi lấy từ mối cung cấp dữ liệu. Mỗi chi tiết được hotline là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi phối hợp nội dung cơ bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge vào Word sẽ cung cấp bạn tạo ra hàng loạt tư liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, tương đương nhau về câu chữ cơ bạn dạng nhưng khác hoàn toàn ở các cụ thể tùy biến đổi trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần văn bản cơ bạn dạng sẽ gồm những cụ thể nào cần biến đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần bọn họ tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, add hoặc email là các chi tiết biến đổi tùy theo mọi cá nhân nhận. Như vậy, ta vẫn biết được danh sách này có nhu cầu các dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo,…


Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng thiết yếu Excel nhằm thể hiện tài liệu thật thiết yếu xác. List nguồn tài liệu được phân thành các cột không giống nhau như họ tên, địa chỉ, thương hiệu công ty… và mỗi hàng là 1 trong những người cảm nhận nhập không hề thiếu các thông tin tương xứng theo cột. Chúng ta cũng có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook vẫn tiện hơn không ít trong thao tác (Tương từ như nhập liệu trực tiếp nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong ngôi trường hợp bạn muốn cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, các bạn luôn hoàn toàn có thể chọn Edit Recipient danh sách trên tab Mailings để mở ra hộp thoại Mail Merge Recipients, lựa chọn tên file dữ liệu và thừa nhận Edit nhằm sửa lại một số chi tiết.

Xem thêm: Những Đồ Vật Tự Làm Dễ Thương, Khéo Tay Làm Đồ Trang Trí Handmade


*

Bạn cần xác minh nội dung của người tiêu dùng là dạng thư từ (Letters), thư năng lượng điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần ngôn từ đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa vào nguồn dữ liệu. Bí quyết nhập khá đối chọi giản, chỉ việc chọn Insert Merge Field bên trên tab Mailings nhằm thêm ngôi trường tại phần nhiều vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn tài liệu mẫu dưới và soạn ngôn từ cho phong so bì (Envelopes), phần tin tức người nhận sẽ nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong e-mail như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp đến xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa vào nguồn dữ liệu của mỗi cá nhân (Recipient) để sửa chữa thay thế vào vị trí của những trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient trang bị 5 sẽ hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp tới xếp thời gian đến tham dự chương trình. Chúng ta có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi bao gồm tả viết hoa chữ Chị trọng tâm câu hoặc format in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.
Để sử dụng Mail Merge, chúng ta cũng có thể vào tab Mailings và làm việc với các tính năng trên thanh cách thức này (Ribbon). Quanh đó ra, ví như quen sử dụng những phiên bạn dạng Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 cách như hình minh họa bên dưới đây: