Chữ ký email đang ngày càng trở nên phổ biến và được coi là một phần không thể thiếu trong email của mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Cách tạo chữ ký email đối với những người mới sử dụng email tuy không quá khó, nhưng cũng không dễ để đạt được sự chuyên nghiệp và hoàn chỉnh. Bài viết dưới đây của pgdngochoi.edu.vn sẽ đem đến cho bạn các cách tạo chữ ký email bằng các công cụ khác nhau, đồng thời giải thích chi tiết những yếu tố ảnh hưởng đến một chữ ký email tiêu chuẩn.
Bạn đang xem: Mẫu chữ ký email công ty
Bạn đang xem: Các mẫu chữ ký email đẹpMục Lục:
1 Chữ ký email là gì?2 Tầm quan trọng của chữ ký Email3 Các yếu tố ảnh hưởng tới chữ ký Email4 Cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp5 Lưu ý khi tạo chữ ký emailChữ ký email là gì?
Chữ ký email là một phần của trong bộ nhận diện thương hiệu, chứ không chỉ đơn giản là là một cái tên kèm vị trí công ty, nơi ở. Nó thường được gọi là chân trang email, cung cấp cho người nhận thông tin về cá nhân, tổ chức hoặc một công ty nào đó, và giúp người nhận email dễ dàng xác định được ai đang gửi thư cho họ.
Bám sát vào một thiết kế gọn gàng
Hãy tính đến những yếu tố như màu sắc và phông chữ khi tạo chữ ký email.Tránh xa một vài lưu ý sau:
Các màu sắc sáng như xanh lá cây và xanh lam Liệt kê danh sách dạng gạch đầu dòng Ảnh động GIF Thêm địa chỉ email mà bạn đang gửiTầm quan trọng của chữ ký Email
Lượng người dùng email được chia sẻ trên khắp thế giới cho thấy giá trị mà các cơ hội Marketing có thể mang lại cho các doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu năm 2017, được thực hiện bởi Radicati Group, có hơn 3,7 tỷ người dùng email trên toàn cầu, dự kiến sẽ tăng với tốc độ 4,4% trong bốn năm tới. Những người dùng này gửi khoảng 269 tỷ email mỗi ngày, tận dụng sức mạnh của Email Marketing để phủ sóng thương hiệu của họ với các bên liên quan.
Các công ty thành công không còn nghĩ về chữ ký email như một công cụ cấp thấp. Họ hoàn toàn hiểu tầm quan trọng của nó và sử dụng nó như một cơ hội để thu hút và xây dựng mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng mới. 5 lý do dưới đây sẽ giải thích thêm tại sao các công ty cần phải có một chữ ký email chuyên nghiệp trong chiến dịch Email Marketing.
1. Chữ ký email thể hiện tính chuyên nghiệp
Các doanh nghiệp hoạt động tốt cần có kỹ thuật và chiến lược đa dạng để thu hút sự chú ý của đa dạng người tiêu dùng. Họ có các chiến dịch Marketing khổng lồ và thường tận dụng nền tảng email như một cách để giao tiếp với khách hàng. Việc xây dựng thương hiệu sản phẩm và dịch vụ hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải nhúng chữ ký email vào trong mỗi email marketing của mình. Nó không chỉ cung cấp thông tin cần thiết về công ty mà còn thể hiện một cách chuyên nghiệp thông điệp thương hiệu của họ.
2. Tăng nhận diện thương hiệu
Chữ ký email cũng hữu ích trong việc tạo ra sự công nhận thương hiệu cho một cá nhân, bộ phận, tổ chức hay cả một công ty. Mỗi khi các nhóm được tập hợp lại để thực hiện một dự án cụ thể; họ có thể tạo ra một thương hiệu độc đáo và sử dụng nó khi gửi email nội bộ hoặc cho bên ngoài.
3. Làm cho Email Marketing hiệu quả hơn
Các Digital Marketers thường sử dụng Email Marketing để quảng bá doanh nghiệp của họ, đơn giản vì nó khá đơn giản và tiết kiệm chi phí, nhưng sử dụng email marketing sẽ chẳng có gì hấp dẫn nếu thiếu đi chữ ký email. Chữ ký email sẽ bao gồm thông tin doanh nghiệp của bạn (số liên lạc, địa chỉ thực, logo doanh nghiệp và liên kết trang web), tất cả ở cùng một nơi, giúp việc gửi email trở nên hiệu quả hơn và thúc đẩy người nhận hành động.
Font chữ
Font chữ là yếu tố quan trọng không kém ảnh hưởng đến phần nhìn của chữ ký email. Để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chính xác nhất, bạn nên chọn những font chữ đơn giản, phổ biến và không cách điệu quá nhiều, tránh bị lỗi font hoặc gây khó nhìn cho người xem. Đặc biệt, chỉ nên chọn 1 font chữ cho toàn bộ phần chữ ký.Màu sắc
Tuy rằng chữ ký email là nơi bạn có thể tùy ý thiết kế sao cho hợp ý mình nhất, nhưng điều đó không có nghĩa lại bạn có thể chọn đủ loại font chữ hay màu sắc khác nhau. Để không gây khó chịu cho người xem, một chữ ký chỉ nên có tối đa 3 màu.
Cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp
Vậy làm thế nào để tạo một chữ ký email chuyên nghiệp? Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ và dịch vụ, có rất nhiều phần mềm và công cụ ra đời hỗ trợ quá trình thiết kế chữ ký email được nhanh hơn. Trong phần dưới đây, hãy cùng pgdngochoi.edu.vn khám phá các cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp phổ biến nhất.
Cách tạo chữ ký trong Outlook
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook.com và chọn Cài đặt > Xem tất cả cài đặt Outlook ở đầu trang.
Bước 3: Trong Chữ ký email, hãy nhập chữ ký của bạn và sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn để thay đổi hình thức của nó.Lưu ý: Bạn chỉ có thể có một chữ ký cho mỗi tài khoản.
Bước 3: Kéo xuống phần Chữ ký, thêm văn bản chữ ký của bạn vào hộp trắng. Nếu muốn, bạn có thể thiết kế phần chữ ký của mình thêm phong phú và chuyên nghiệp hơn bằng cách thêm hình ảnh hoặc thay đổi kiểu văn bản.
Xem thêm: Cách Tải Nhạc Mp3 Bản Quyền Trên Zing Mp3 Trên Máy Tính Nhanh, Đơn Giản
Mẹo: Nếu bạn muốn thay đổi chữ ký của mình trong khi viết email, hãy nhấp vào Chèn chữ ký ở cuối cửa sổ.
Cách tạo chữ ký Email bằng công cụ khác
Ngoài hai công cụ phổ biến trên, chữ ký email còn được tạo bằng các công cụ khác dưới đây.
Emailsignaturerescue.com
Email Signature Rescue hay còn gọi là giải pháp phần mềm Email Signature Rescue Software Reviews với chức năng và chi phí phù hợp cho các doanh nghiệp SMBs tới các doanh nghiệp lớn. Phần mềm Email Signature Rescue được đánh giá cao bởi cả người dùng lẫn chuyên gia trong lĩnh vực E-Signature Software bởi những tính năng đa dạng và kho template có sẵn lên tới hơn 200 template, phục vụ tối đa nhu cầu của người sử dụng. Tuy nhiên, website này là website trả phí, do đó bạn nên cân nhắc sử dụng khi tạo số lượng lớn và có yêu cầu cao.
Bước 2: Hệ thống sẽ đưa bạn đến phần điền thông tin để bắt đầu quá trình tạo chữ ký. Các thông tin ở đây bao gồm: Họ tên, Vị trí công việc, Email, Số điện thoại, Tên công ty, Website công ty, số điện thoại và địa chỉ công ty. Trong quá trình điền, màn hình bên phải sẽ dần dần xuất hiện chữ ký của bạn.
Bước 4: Điền các liên kết social của bạn tại Social Tab. Ở đây nếu có nhu cầu chèn liên kết, bạn hãy cho 1-3 liên kết hay sử dụng nhất, ngoài ra thì có thể bỏ qua.
Sau đó, hệ thống sẽ hiện ra một vài phần thông tin khác không quá quan trọng. Bạn có thể nhấp bỏ qua nếu cảm thấy không cần thiết.
Mail-signatures.com
Cũng là một website hỗ trợ tạo chữ ký khác, Mail-signatures.com sở hữu vô vàn các templates phong phú giúp bạn có thể tạo ra một chữ ký email hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Sau khi chọn được template ưa thích, hãy nhấn Edit template và bắt đầu tùy chỉnh các thông tin trên đó sao cho phù hợp với bạn.Mail Signatures cũng cho phép người dùng chọn nền tảng email trước khi tạo. Các nền tảng Mail-signatures hỗ trợ bao gồm Outlook, Outlook 365, Exchange Server, Exchange Online, Gmail và Thunderbird. Mail-signatures chỉ hỗ trợ tạo chữ ký email riêng biệt nên hợp với người dùng cá nhân hơn là doanh nghiệp.
Với gói cá nhân, người dùng sẽ được hưởng những quyền lợi sau:
Với gói doanh nghiệp, người dùng sẽ được hưởng những quyền lợi sau:
Không không giới hạn lượt sử dụng và tạo chữ ký20 hồ sơ chữ ký riêng biệtKhông giới hạn template chữ ký riêng biệtChỉnh sửa được Avatar/LogoCác công cụ thiết kế tùy chỉnh khácTùy chỉnh thêm trường trong chữ kýThêm biểu tượng liên kết đến các trang mạng xã hộiCho phép điều chỉnh trường HTML giúp chữ ký trở nên bắt mắt hơnLưu ý khi tạo chữ ký email
Như chúng ta đã biết thì bất cứ ai cũng có thể tạo chữ ký email cho riêng mình, tuy nhiên tạo một chữ ký email đẹp thì không phải ai cũng làm được. Dưới đây là những lưu ý khi tạo chữ ký email.
Chữ ký Email nên đơn giản, rõ ràng
Đừng có điền quán nhiều thông tin vào chữ ký email bởi nó sẽ khiến chữ ký của bạn dày đặc, rối mắt. Hãy chỉ cho thông tin cần thiết vào thôi nhé.
Có liên kết tới các tài khoản mạng xã hội của mình
Người nhận mail sẽ luôn đánh giá cao những email có link liên kết tới mạng xã hội của chủ sở hữu, nó giúp người khác có thể kết nối với bạn dễ dàng hơn.
Chọn một tấm ảnh của mình thật đẹp
Một bức ảnh đẹp, chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng trong lòng người nhận nó.
Kết hợp màu sắc hài hòa
Màu sắc là thứ thu hút sự chú ý dễ nhất, tuy nhiên nếu bạn kết hợp màu sắc nhiều thì sẽ dẫn đến thiếu chuyên nghiệp. Hãy chỉ nên chọn 2 – 3 màu để kết hợp thôi nhé.
Sử dụng màu đen – trắng tương phản
Kết
Sở hữu lượng người dùng khổng lồ đồng thời được coi là công cụ Marketing quan trọng trong chiến lược phát triển thị trường, email giờ đây đã len lỏi vào từng ngóc ngách của doanh nghiệp. Cách tạo chữ ký email đẹp, đúng tiêu chuẩn không hề khó và nếu làm được, nó sẽ là một trong những thước đo đánh giá được mức độ chuyên nghiệp của mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đây đã mang đến cho các bạn những góc nhìn toàn diện về các cách tạo chữ ký email đa dạng, được đánh giá cao. Chúc các bạn sớm thiết kế được cho mình một chữ ký email ưng ý.
