Máy chấm công là nguyên tắc đã quá thân quen tại mỗi ban ngành công ty. Nó giúp người cai quản nhân sự hoàn toàn có thể kiểm rà được hoạt động làm việc của các công nhân viên cấp dưới trong công ty nhằm tính lương, thưởng hoặc phạt. đem lại tiện ích mang lại doanh nghiệp, thế nhưng việc cách xử lý máy chấm công lại là một các bước tương đối phiền toái bởi gồm hàng tá các vận động gây ra không nên số như nhân viên cấp dưới quên chấm công khiến cho việc đưa sai tác dụng khi gạn lọc từ vật dụng chấm công sang quá trình tính lương,...
Bạn đang xem: Xử lý dữ liệu từ máy chấm công
Trong bài viết này, pgdngochoi.edu.vn đã giúp các bạn cách thức lọc thông tin từ lắp thêm chấm công qua bảng tính Excel để dễ dãi tính lương, thưởng.
Những công cụ cần thiết
Trước khi đi tới quy trình sàng lọc, ta cần sẵn sàng trước một tệp tin Excel xuất dự liệu từ trang bị chấm công với một tệp tin Excel trống bao gồm đuôi .xlsx hoặc xls hoặc cả đuôi .xlsm cho người đã thạo với VBA.
Thực hiện quy trình sàng lọc
Bước 1
: Đánh giá bán sơ bộ và phân tích dữ liệu cho thiết bị chấm côngĐây là một trong bước cực kỳ quan trọng lúc ta kết xuất tài liệu từ vật dụng chấm công vày nếu làm cảnh giác ngay từ công đoạn này thì khi gặp gỡ sai sót ta vẫn rất có thể đưa ra hầu hết xử lý đúng mực cũng như tương xứng để tránh câu hỏi làm lại tự đầu.
Một số nguyên tắc khi phân tích tài liệu từ trang bị chấm công:
- Mục đích của quá trình (Tính công thao tác theo thời gian)
- Đối tượng để đo lường và tính toán công: tiếng vào làm, giờ thoát ra khỏi cơ quan, mã nhân viên, ngày vào tháng (những đối tượng người sử dụng này sẽ mang lại ra tác dụng đạt được khiến cho ra tiêu chí)
+ Giờ vào, ra: lúc tính công làm cho sẽ dựa vào đánh giá của giờ đồng hồ làm, tiếng ra nhằm tính ra các loại công.
+ Mã nhân viên: tiếp tục theo dòng, ko để mẫu trống
+ Ngày vào tháng: Cần khẳng định rõ ngày trong tháng, ngày trong tuần. Trong khi là tách biệt những ngày nghỉ ngơi phép, ngủ lễ,...
Với kiểu tài liệu nhiều kiểu thay này, bọn họ nên áp dụng những hàm phục vụ tính toán nhiều đk như IF, SUMIFS, COUNTIF
Bước 2: cấu trúc hoá bảng dữ liệu
Ta sẽ áp dụng bảng dữ liệu dưới đây để gia công ví dụ minh hoạ
- Phần thời gian Tháng, Năm ở loại 2, 3 sẽ được đặt phía ngoài để luôn thể viêc chũm đổi
- Ngày trong thời điểm tháng tại dòng 4 ta sẽ cần sử dụng hàm DATE để tính từ ngày 26 trước đó (Bởi ngày 26 là ngày bảng nguyên liệu kết xuất. Vậy buộc phải ta sẽ tính công từ thời điểm ngày 26 tháng này mang đến 25 mon sau). Vào trường hòa hợp như tháng 2 chỉ có 28 hoặc 29 ngày thì 2 ngày cuối tháng có thể dịch được lịch sự tháng tiếp theo sau nên có thể bỏ trống quý phái tháng tiếp theo. Hay dễ dàng hiểu hơn vậy thì ngày 27 của mon này trở đi sẽ xong để bước sang tháng tiếp theo sau của bảng chấm công.
- Mã nhân viên (cột A, B, C): Một mã khớp ứng với một loại giúp tập hợp các mã dễ dãi hơn
- Thứ vào tuần (dòng 5): Để xác định phần này, ta phối hợp hàm CHOOSE cùng với hàm WEEKDAY và sử dụng Conditional Formatting nhằm bôi đỏ đông đảo ngày nhà Nhật.
- Giờ vào, giờ đồng hồ ra (dòng 6): Ta rất có thể quy ước V (vào), R (ra) hoặc một là giờ vào, 2 là giờ đồng hồ ra
Chú ý: một ngày có 2 giờ, suy ra 2 cột tính cho một ngày. Vậy nên những lúc xử lý loại 4 ta cần chú ý điều này.
Bước 3: lựa chọn và rước dữ liệu
Đầu tiên ta dùng Data/Filter nhằm lọc cái trống trong cột Mã nhân viên rồi copy qua bảng xử lý. Tiếp theo sau ta sử dụng Paste Special/Value để dán tài liệu bỏ qua cái bị ẩn.
Xem thêm: Youtube Cho Android: Tải Youtube Phiên Bản Mới Nhất, Youtube Cho Android
Kết quả khi thực hiện Data/Filter ở bảng kết xuất
Kết trái khi thực hiện Copy/Paste Special > Value nhằm sang bảng xử lý
EXG01 - tuyệt đỉnh công phu Excel - biến hóa bậc thầy Excel vào 16 giờBước 4: Tính công trong ngày
Tới công đoạn này ta bắt buộc tạo thêm một vùng để tính giờ đồng hồ công làm việc trong một ngày, trong đó hàng ngày tương ứng với cùng 1 cột.
Ta sẽ có được công thức sau: Giờ thao tác làm việc trong ngày = Giờ làm việc - tiếng ra.
Giờ ra = (Tổng số phút tính từ khi chấm công = số giờ x 60 + Số phút)/60
Giờ vào = (Tổng số phút từ khi chấm công = khoảng thời gian x 60 + Số phút)/60
Suy ra, ta có công thức BN7
BN7 =ROUND(((HOUR(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2))*60+MINUTE(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2)))-(HOUR(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1))*60+MINUTE(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1))))/60,2)
Khi đã tất cả công thức BN7, ta rất có thể filldown bí quyết này cho các ô khác.
*Lưu Ý: nếu như hiệu quả cho ra số âm thì tức là người lao hễ quên chấm công bởi chỉ tất cả giờ ra mà không có giờ vào.
Bước 5: Xác định tác dụng chấm công
Chẳng hạn ta có kết quả chấm công như sau
CS7 = COUNTIF(BN7:CR7,”>=”&8)
- Công thức tính lúc quên chấm công dựa trên vùng xác định số công với thời gian
CT7 =COUNTIFS(BN7:CR7,”- tổng thể ngày công = Quên chấm công + Đủ 8h làm việc.
- nếu như quên chấm công nhưng mà quy ước thành nửa ngày công thì vẫn là: Tổng ngày công = Đủ 8h thao tác + (Quên chấm công/2)
CU7 =CS7+CT7 hoặc CU7 =CS7+(CT7/2)
- cách tính ngày nghỉ: (Tổng số ngày gồm công = 0) -(Số ngày nghỉ ngơi tuần = nhà nhật)
- ví như nghỉ cả trang bị 7 nữa thì thêm số ngày xuất hiện thêm của thiết bị 7 trong tháng
CV7 = IF(B7=””,0,COUNTIF(BN7:CR7,0)-COUNTIF(BN$5:CR$5,”CN”)-COUNTIF(BN$4:CR$4,””))
- phương pháp tính công đi muộn: dựa vào giờ vào làm và quy cầu giờ làm của từng đơn vị (như lấy ví dụ như này là làm việc 8 tiếng/ngày)
Muộn 5′ => CW7 =COUNTIFS($D7:$BM7,”>”&”8:05″,$D7:$BM7,”
Muộn 10′ => CX7 =COUNTIFS($D7:$BM7,”>”&”8:10″,$D7:$BM7,”
Muộn trên 15′ => CY7 =COUNTIFS($D7:$BM7,”>”&”8:15″,$D$6:$BM$6,1)
Có công thức này chúng ta có thể filldown công thức cho các cột tiếp theo.
Tối ưu hoá bảng xử lý dữ liệu
Với bài toán tối ưu bảng xử trí này thì bạn phải ghi nhận một chút về VBA, nhưng nếu như không biết thì vẫn có thể dùng được nhưng lại sẽ mất thời gian hơn.
- Sử dung VBA để sao lưu lại lại phần nhiều thông tin rất cần phải xử lý và hiệu quả sang hẳn một sheet riêng lẻ nhằm mục đích lưu lại kết quả. Với giải pháp xử lý này thì ta có thể tiếp tục bảng chấm công từ thời điểm tháng sau mà lại không gây tác động cho mon trước.
- Ẩn/hiện tài liệu bằng VBA: Với tính năng ẩn/hiện tài liệu chấm công giờ đồng hồ vào-ra, tài liệu giờ làm việc sẽ giúp chúng ta làm gọn gàng bảng xử lý, kiêng rối mắt
Vậy cho nên việc biết thêm VBA cũng vô cùng quan trọng đặc biệt khi ta đề nghị làm những thao tác làm việc phức tạp sau đây này.
VBAG01 - tuyệt đỉnh VBA - Viết code trong khoảng tayNgoài ra độc giả cũng rất có thể tìm phát âm qua phần đa nội dung về Excel bên trên trang pgdngochoi.edu.vn
Hướng dẫn cách bố trí ngày trong Excel
Hướng dẫn giải pháp copy chỉ đông đảo giá trị hiển thị sau thời điểm lọc vào Excel
HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ
