Lưu trữ hồ sơ – tin tức nhân sựlà một trong những nhiệm vụ và công việc chính của bộ phận hành thiết yếu nhân sự. Cho dù được thực hiện bằng tay thủ công hay bởi các phần mềm lưu trữ tài liệu hồ sơ nhân sự thì đều cần đảm bảo tính khoa học, bảo mật và an toàn.
Bạn đang xem: File lưu hồ sơ nhân sự
Các thông tin cần thiết khi tàng trữ hồ sơ nhân sự
Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân, giấy đi khám sức khoẻThông tin làm việc tại công ty. Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chức vụ, lộ trình làm việc…Các hòa hợp đồng lao động, thoả thuận, phúc lợi, ra quyết định làm việc, quy trình đóng bảo hiểmThông tin ngày nghỉ, tí hon đau, bảng lương,…Thông tin tái ký, chấm dứt hợp đồng lao độngCách lưu trữ hồ sơ nhân sự
Thông thường trong những doanh nghiệp tất cả 2 cách tàng trữ hồ sơ phổ cập là giữ trữ bằng tay bằng văn bản tại văn phòng công sở và lưu trữ hồ sơ bạn dạng mềm trên lắp thêm tính. Hiện nay, những doanh nghiệp đã hướng tới phương án lưu trữ hồ sơ bằng file mềm để tiện bảo vệ và dễ dàng tra cứu giúp khi buộc phải thiết. Lưu trữ hồ sơ bằng file mượt vừa tiết kiệm ngân sách được ko gian, lại hoàn toàn có thể vận chuyển và lưu trữ với số lượng lớn, huyết kiệm giá cả giấy tờ và sức lực của nhân viên.
Các ứng dụng lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sựra đời để cung cấp công tác nhân sự được gấp rút và thuận lợi khi phải cai quản số lượng nhân viên quá lớn, liên tiếp biến động, thuyên chuyển… không chỉ là mỗi lưu trữ hồ sơ, phần mềm lưu trữ làm hồ sơ nhân sự còn cung cấp cho những người dùng nhiều nhân kiệt khác như: nhập/xuất tài liệu linh hoạt từ tệp tin exel, word; thông tin (sinh nhật, không còn hạn hòa hợp đồng, giấy tờ lao động…) với phân tích tài liệu biến động, kế hoạch nhân sự theo nhu cầu…
Bước 1: Phân một số loại hồ sơ
Nhân sự có tương đối nhiều loại hồ nước sơ rất cần được lưu trữ. Để việclưu trữ hồ sơ nhân viêntrở đề nghị dễ dàng, bạn cũng có thể phân nhiều loại chúng thành các nhóm như: lý định kỳ nhân sự, hợp đồng làm cho việc, làm hồ sơ BHXH,…Trong team hồ sơ này, chúng ta có thể chia thành những nhóm bé dại hơn như: chống ban/ngành, chức vụ, giới tính, rạm niên…
Hoặc chúng ta cũng có thể làm ngược lại bằng cách phân phân tách phòng ban/ngành, kế tiếp lưu làm hồ sơ theo từng cá thể kèm tất cả những tài liệu liên quan đến nhân sự đó. Biện pháp này tuy cấp tốc nhưng hơi cực nhọc để bạn có thể quản lý xuất sắc tài liệu nào rất cần phải bổ sung, tài liệu nào bị thiếu.
Ngoài ra, chúng ta có thể lưu trữ theo thời hạn người đó thao tác ở công ty. Ưu tiên những người dân đang làm việc và thu xếp giảm dần đối với những fan mới nghỉ ngơi hoặc đã nghỉ lâu. Thường chỉ hầu như lao động new nghỉ hoặc đang thao tác làm việc mới cần tương tác hồ sơ sách vở và giấy tờ của công ty. Vấn đề này khiến cho bạn tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng hơn về thọ dài.
Tóm lại, tuỳ nằm trong vào số lượng, quy mô, đặc thù ngành nghề mà bạn cũng có thể lựa chọn những phương thức phiên bản thân cảm thấy cân xứng và thuận lợi nhất trong quy trình lưu trữ làm hồ sơ của mình.
Xem thêm: Chỉnh Sửa Kích Thước Chữ Trong Cad Xây Dựng!, Cách Tạo Kiểu Dim
Bước 2: chắt lọc nơi tàng trữ hồ sơ
Như đã đề cập sinh hoạt trên, bạn cũng có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự bởi văn bạn dạng hoặc file mềm nhằm tiện search kiếm và bảo quản.
Nếu các bạn lưu hồ sơ nhân sự bằng văn phiên bản truyền thống thì nên phải để ý một số vụ việc sau:
Nơi tàng trữ khô thoáng, tránh gió, nước, hoả hoạnNên tất cả tủ kính hoặc các biện pháp chống chống côn trùng như mối mọt, chuột, gián…Đảm bảo tàng trữ hồ sơ được chắc chắn dàiNếu bạn chọn lưu trữ bằng tệp tin mềm hoặc bằng các ứng dụng lưu trữ thống trị thông tin nhân sự thì cần phải:
Đảm bảo độ an toàn và bảo mật thông tinNên có giải pháp phòng phòng ngừa trong tình trạng file bị lỗi hỏng, mất, lỗiPhần mềm cần được được hỗ trợ kịp thời trường hợp chẳng may xảy ra sự cố, ko truy cập, hoặc ko lấy/xem được thông tin nhân sựCó thể tàng trữ thông tin con số lớn trong không ít nămTìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhanh lẹ và dễ dàng dàngBước 3: thực hiện lưu trữ làm hồ sơ nhân sự
Sau khi đã đầu tư lưu trữ, chúng ta có thể tiến hành lưu trữ tại văn phòng bằng cách đánh số, phòng ban, nội dung giữa những ngăn đã được chia sẵn.
Hoặc tiến hành kiến thiết các thư mục riêng rẽ một bí quyết khoa học để tránh nhầm lẫn. Một số xem xét khi tổ chức triển khai thư mục:
Lưu trữ theo năm, sau khi dứt một năm, nhân sự hoàn toàn có thể nén tài liệu lại và tàng trữ một bạn dạng nữa ra bộ lưu trữ riêng để tránh mất tài liệu và giải phòng không gian làm bài toán cho máy. Đối với dữ liệu nhân sự vẫn nghỉ việc cũng hoàn toàn có thể làm như vậy.Thay thay đổi icon để tạo thành điểm nhấn, chăm chú với những thư mục quan tiền trọngMột số dữ liệu rất cần được bảo mật thì cần đặt password hoặc để chính sách Read only
Đối với các phần mềm nhân sự thì việc lưu trữ dễ dàng hơn cực kỳ nhiều. Phần mềm rất có thể tích thích hợp nhập / xuất tệp tin từ Exel, Word nhằm lưu trữ toàn cục dữ liệu bên trên hệ thống. Nhân sự cũng chỉ cần nhập tên là tìm được mọi thông tin của tín đồ lao hễ chỉ trong vài giây.
Bước 4: thường xuyên kiểm tra, xẻ sung, cập nhật hồ sơ
Sắp xếp một định kỳ trình để soát sổ và bổ sung cập nhật các hồ sơ nhân sự phải thiết. Tránh triệu chứng nước tới chân mới nhảy vì khi bạn cần cấp một làm hồ sơ nào đó để report lại ko thể bổ sung cập nhật ngay được. Quá trình này cũng giúp đỡ bạn kịp thời phát hiện ra đầy đủ hỏng hóc, thiếu sót; hồ sơ thất lạc, ẩm ướt, hư hỏng để có biện pháp khắc chế kịp thời.
Nếu bạn muốn lưu trữ tin tức – làm hồ sơ nhân sự được một thể lợi, an toàn và kết quả hơn. Chúng ta có thể bài viết liên quan về phần mềm nhân sự HRIS. Không những tích phù hợp mỗi phân hệ giữ trữ thông tin – làm hồ sơ nhân sự. HRIS còn bổ sung cập nhật thêm những phân hệ khác như: chấm công, tính lương, đào tạo, review KPI…Tất cả những quá trình nhân sự bạn phải đều hoàn toàn có thể gói gọn trong một trong những phần mềm nhân sự duy nhất!
